Articole/Știri - Iată ce trebuie să cuprindă termenii și condițiile unei afaceri online!
Iată ce trebuie să cuprindă termenii și condițiile unei afaceri online!
IMPORTANȚA POLICITICILOR, A TERMENILOR ȘI CONDIȚIILOR PENTRU AFACEREA TA ONLINE
NOȚIUNE, ELEMENTE OBLIGATORII, SANCȚIUNI ȘI RECOMANDĂRI
Descoperă -TERMENI ȘI CONDIȚII- atât pentru site-ul de prezentare (informații) sau afacerea ta online (magazin vânzare bunuri/servicii).
1. Ce înțelegem prin noțiunea “Termeni și condiții” ?
Termenii și Condițiile reprezintă în esență, conținutul unui act juridic, a unui contract („online” sau “virtual”) care trasează limitele desfășurării operațiunii comerciale ce se va încheia între antreprenor (prin societate) și client. Prin limitele desfășurării operațiunii comerciale înțelegem modalitatea de desfășurare a relației, creionarea drepturilor și obligațiilor părților, legea aplicabilă, instanța competentă precum și orice alt aspect legal considerat necesar sau util în materie contractuală.
De asemenea, Termenii și Condițiile vizează și acele situații care nu presupun în mod obligatoriu definitivarea operațiunii comerciale (vânzare, prestare servicii etc) cum ar fi “interacțiunea” rezultată din navigarea unei persoane pe site-ul de prezentare, magazinul etc al antreprenorului (societății).
Rezumat- din punctul nostru de vedere, pentru toate situațiile în care dețineți/administrați un site prin intermediul căruia oferiți spre vânzare produse/servicii sau prin care oferiți informații despre o anumită activitate/problematică etc, veți fi nevoiți să redactați și să încărcați pe site-ul dumneavoastră, cu deosebită atenție, cu respectarea normelor imperative, într-un conținut complet și corect: Termeni și Condiții- cu titlu de modalitate de reglementare(“contract”) a interacțiunii dintre furnizorul informațiilor/bunurilor/serviciilor și persoanele care utilizează site-ul/clienți.
2. De ce sunt importante (și obligatorii!?) Termenii și Condițiile?
Evitarea sancțiunilor („amenzilor”) care pot fi aplicate de către ANPC în cazul în care Autoritatea constată neîndeplinirea sau nerespectarea unor obligații legale. Cuantumul sancțiunilor este, în general, extrem de ridicat, acesta fiind conceput cu titlu de prevenție și conștientizare;
Crearea unui cadru contractual clar definit care să protejeze atât antreprenorul cât și potențialul client de abuziv;
Crearea unui cadru contractual clar definit pentru toate acele situații care presupun o chestiune litigioasă care poate antrena intervenția instanței de judecată (litigiu) sau a oricărei alte autotități/instituții (ANPC, ANVSA, ITM etc). În prezența unor Termeni clar stabiliți, litigiul/diferendul va fi soluționat raportat la drepturile, obligațiile și clauzele acceptate de către părți, fără a lăsa loc de intepretare.
3. Care sunt principalele acte normative aplicabile în materie?
Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic precum și normele de aplicare ale aceste Legi;
OUG 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor încheiate cu profesioniștii;
OUG 49/2009 privind libertatea de stabilire a prestatorilor de servicii și libertatea de a furniza servicii în România.
Începând cu data de 24 Ianuarie 2024, Ordinul nr. 225/2023 al ANPC privind informarea consumatorilor de către operatorii economici care desfăşoară activitate în mediul online.
4. Care sunt informațiile obligatorii de inserat pe un site prin intermediul căruia urmează să se desfășoare activitate de vânzare bunuri sau prestare (vânzare) servicii?
Din punctul nostru de vedere, în situația în care administrați/gestionați un site prin intemediul căruia se desfășoară activități de vânzare bunuri sau prestare(vânzare) servicii, sunteți obligați să furnizați clienților (inclusiv celor potențiali): 4.1 Informațiile generale (conform art. 5 din Legea nr. 365/2002); 4.2 Informațiile suplimentare (conform art. 8 din Legea nr. 365/2002); 4.3 Informații destinate consumatorilor (conform OUG nr. 34/2014).
4.1 Informațiile generale (conform art. 5 din Legea nr. 365/2002) sunt:
-numele/denumirea furnizorului de servicii;
- domiciliul/adresa;
- numerele de telefon, fac, adresa de poștă electronică și orice alte date necesare contactării furnizorului de servicii în mod direct și efectiv;
- numărul de înmatriculare sau alte mijloace similare de identificare, în cazul în care furnizorul de servicii este înscris în registrul comerţului sau în alt registru public similar;
- codul de înregistrare fiscală;
-datele de identificare ale autorităţii competente, în cazul în care activitatea furnizorului de servicii este supusă unui regim de autorizare;
- titlul profesional şi statul în care a fost acordat, corpul profesional sau orice alt organism similar din care face parte, indicarea reglementărilor aplicabile profesiei respective în statul în care furnizorul de servicii este stabilit, precum şi a mijloacelor de acces la acestea, în cazul în care furnizorul de servicii desfăşoară o activitate profesională reglementată;
- tarifele aferente serviciilor oferite, care trebuie indicate cu respectarea normelor privind comercializarea produselor şi serviciilor de piaţă, cu precizarea scutirii, includerii sau neincluderii taxei pe valoarea adăugată, precum şi a cuantumului acesteia;
- includerea sau neincluderea în preţ a cheltuielilor de livrare, precum şi valoarea acestora, dacă este cazul.
Obligația se consideră îndeplinită în cazul în care furnizorul unui serviciu afișează aceste informații într-o formă clară, vizibil și permanent, în interiorul paginii web prin intermediul căreia este oferit serviciul respectiv.
4.2 Informațiile suplimentare (conform art. 8 din Legea nr. 365/2002)
Furnizorul de servicii este obligat să pună la dispoziția destinatarului, înainte ca destinatarul să trimită oferta de a contracta sau acceptarea ofertei ferme de a contracta făcute de furnizorul de servicii, cel puţin următoarele informaţii, care trebuie să fie exprimate în mod clar, neechivoc şi într-un limbaj accesibil:
- etapele tehnice care trebuie urmate pentru a încheia contractul;
-dacă contractul, odată încheiat, este stocat sau nu de către furnizorul de servicii şi dacă este accesibil sau nu;
- mijloacele tehnice pe care furnizorul de servicii le pune la dispoziţie destinatarului pentru identificarea şi corectarea erorilor survenite cu ocazia introducerii datelor;
- limba în care se poate încheia contractul;
-codurile de conduită relevante la care furnizorul de servicii subscrie, precum şi informaţii despre modul în care aceste coduri pot fi consultate prin mijloace electronice;
-orice alte condiţii impuse prin dispoziţiile legale în vigoare.
4.3 Informații destinate consumatorilor (conform OUG nr. 34/2014)
Înainte ca un contract la distanţă sau în afara spaţiilor comerciale sau orice ofertă similară să producă efecte obligatorii asupra consumatorului, profesionistul trebuie să îi furnizeze consumatorului următoarele informaţii în mod clar şi inteligibil:
- principalele caracteristici ale produselor sau serviciilor, având în vedere mediul de comunicare şi produsele sau serviciile în cauză;
- identitatea profesionistului, cum ar fi denumirea sa comercială;
- pentru a-i permite consumatorului să ia rapid legătura cu profesionistul şi să comunice cu acesta în mod eficient: sediul profesionistului, precum şi numărul său de telefon şi adresa sa de e-mail şi, dacă este cazul, adresa poştală şi identitatea profesionistului în numele căruia acţionează; în cazul în care profesionistul oferă alte mijloace de comunicare online care să garanteze conservarea la dispoziţia consumatorului, pe un suport durabil, a oricărei corespondenţe scrise cu profesionistul, inclusiv a datei şi a orei unei astfel de corespondenţe, informaţiile includ şi detalii referitoare la aceste alte mijloace;
- în cazul în care este diferită de adresa furnizată în conformitate cu punctul sus menționat, adresa poştală a locului în care profesionistul îşi desfăşoară activitatea şi, după caz, adresa poştală a profesionistului în numele căruia acţionează, la care consumatorul poate trimite eventualele reclamaţii;
- preţul total al produselor şi serviciilor cu toate taxele incluse sau, în cazul în care preţul nu poate fi calculat dinainte în mod rezonabil dată fiind natura produselor sau a serviciilor, modalitatea de calcul al preţului şi, după caz, toate costurile suplimentare de transport, de livrare, taxele poştale sau de orice altă natură sau, în cazul în care acestea nu pot fi calculate dinainte în mod rezonabil, menţionarea faptului că aceste costuri suplimentare ar putea fi suportate de consumator, inclusiv perioada de valabilitate a ofertei sau a preţurilor. În cazul serviciilor de acces şi conectare la reţele publice de comunicaţii electronice ori de servicii de comunicaţii electronice destinate publicului se vor menţiona contravaloarea planului tarifar, cu precizarea numărului de minute, a creditului sau a traficului de date inclus, precum şi a condiţiilor de utilizare a acestora, dacă este cazul, extraopţiunile disponibile şi contravaloarea acestora, tarifele pentru apeluri şi pentru minutele ori traficul de date suplimentar, după caz, tariful de conectare sau instalare, cu toate taxele incluse. În cazul unui contract pe durată nedeterminată sau al unui contract care include un abonament, preţul total va include costurile totale pe perioada de facturare. În cazul în care aceste contracte sunt taxate la un tarif fix, preţul total va cuprinde şi costurile lunare totale. În cazul în care costul total nu poate fi calculat dinainte trebuie indicat modul în care se calculează preţul;
- acolo unde este cazul, faptul că preţul a fost personalizat pe baza unui proces decizional automatizat;
-costul de utilizare a mijloacelor de comunicare la distanţă în vederea încheierii contractului, atunci când este calculat pe baza unui alt tarif decât tariful de bază;
- modalităţile de plată, livrare, executare, data până la care profesionistul se angajează să livreze produsele sau să presteze serviciile şi, după caz, procedura profesionistului de soluţionare a reclamaţiilor;
- în cazul în care există un drept de retragere, condiţiile, termenele şi procedurile de exercitare a dreptului respectiv formularul tipizat;
- acolo unde este cazul, informaţia potrivit căreia consumatorul va trebui să suporte costul aferent returnării produselor în caz de retragere şi, pentru contractele la distanţă, dacă produsele, prin însăşi natura lor, nu pot fi, în mod normal, returnate prin poştă, costul aferent returnării produselor;
- în cazul în care dreptul de retragere nu este prevăzut în conformitate legea (art 16 din OUG 34/2004), informaţia conform căreia consumatorul nu va beneficia de un drept de retragere sau, după caz, circumstanţele în care consumatorul îşi pierde dreptul de retragere;
- o menţiune referitoare la existenţei cerinţelor de conformitate pentru bunuri, conţinutul digital şi serviciile digitale;
- acolo unde este cazul, existenţa şi condiţiile de asistenţă după vânzare acordată consumatorului, serviciile prestate după vânzare şi garanţiile comerciale;
- existenţa codurilor de conduită relevante, astfel cum sunt definite în art. 2 lit. f) din Legea nr. 363/2007 privind combaterea practicilor incorecte ale comercianţilor în relaţia cu consumatorii şi armonizarea reglementărilor cu legislaţia europeană privind protecţia consumatorilor, cu modificările ulterioare, şi modalitatea în care pot fi obţinute copii ale acestora, după caz;
- durata contractului, după caz, sau, dacă contractul este încheiat pe durată nedeterminată sau urmează să fie prelungit în mod automat, condiţiile de încetare a contractului, inclusiv penalităţile aplicabile, dacă este cazul;
- acolo unde este cazul, durata minimă de valabilitate a obligaţiilor care îi revin consumatorului conform contractului;
- acolo unde este cazul, existenţa şi condiţiile aferente avansurilor sau altor garanţii financiare care trebuie plătite sau oferite de consumator la cererea profesionistului;
- acolo unde este cazul, funcţionalitatea bunurilor cu elemente digitale, a conţinutului digital şi a serviciilor digitale, inclusiv măsurile tehnice de protecţie aplicabile;
- acolo unde este cazul, orice compatibilitate şi interoperabilitate relevante ale bunurilor cu elemente digitale, ale conţinutului digital şi ale serviciilor digitale de care profesionistul are cunoştinţă sau se poate presupune în mod rezonabil că are cunoştinţă.
- acolo unde este cazul, posibilitatea şi modalitatea de a recurge la un mecanism extrajudiciar de depunere şi soluţionare a reclamaţiilor căruia i se supune profesionistul.
4.4 SANCȚIUNI POSIBILE ÎN CAZUL ÎN CARE NU ÎNDEPLINIȚI ACESTE OBLIGAȚII:
DIVERSE CONTRAVENȚII- AMENZI EXTREM DE MARI (inclusiv de ordinul zecilor sau sutelor de mii de lei conform art. 28 din OUG 34/2014 );
În cazul în care profesionistul nu îndeplineşte cerinţele în materie de informare cu privire la costuri suplimentare sau la costurile aferente returnării produselor, consumatorul nu suportă respectivele costuri;
În cazul în care profesionistul nu a transmis consumatorului informaţiile privind dreptul de retragere perioada de retragere expiră la 12 luni de la sfârşitul perioadei iniţiale de retragere etc.
5.Care sunt informațiile obligatorii de inserat pe un site de prezentare prin intermediul căruia nu se desfășoară activitate de vânzare de bunuri sau prestare(vânzare) servicii?
Atenție- aveți obligația de a include în Termeni și Condiții anumite informații, chiar și în situația în care gestionați un site de prezentare prin intermediul căruia nu vindeți bunuri sau servicii;
Din punctul nostru de vedere, chiar dacă nu vindeți bunuri și/sau servicii prin intermediul site-ului ci doar oferiți informații/detalii cu privire la o anumită activitate desfășurată, orar, sediu, tarife practicate etc, aveți obligația (și nu facultatea) de a include în cuprinsul Termenilor și Condițiilor cel puțin următoarele informații- informații care să permită accesul facil, direct, permanent și gratuit al destinatarilor sau autorităților publice- (conform art. 5 din Legea nr. 365/2002):
-numele/denumirea furnizorului de servicii;
-domiciliul/adresa;
- numerele de telefon, fac, adresa de poștă electronică și orice alte date necesare contactării furnizorului de servicii în mod direct și efectiv;
-numărul de înmatriculare sau alte mijloace similare de identificare, în cazul în care furnizorul de servicii este înscris în registrul comerţului sau în alt registru public similar;
-codul de înregistrare fiscală;
- datele de identificare ale autorităţii competente, în cazul în care activitatea furnizorului de servicii este supusă unui regim de autorizare;
- titlul profesional şi statul în care a fost acordat, corpul profesional sau orice alt organism similar din care face parte, indicarea reglementărilor aplicabile profesiei respective în statul în care furnizorul de servicii este stabilit, precum şi a mijloacelor de acces la acestea, în cazul în care furnizorul de servicii desfăşoară o activitate profesională reglementată;
- tarifele aferente serviciilor oferite, care trebuie indicate cu respectarea normelor privind comercializarea produselor şi serviciilor de piaţă, cu precizarea scutirii, includerii sau neincluderii taxei pe valoarea adăugată, precum şi a cuantumului acesteia;
- includerea sau neincluderea în preţ a cheltuielilor de livrare, precum şi valoarea acestora, dacă este cazul;
- orice alte informaţii pe care furnizorul de servicii este obligat să le pună la dispoziţie destinatarilor, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, Obligația se consideră îndeplinită în cazul în care furnizorul unui serviciu afișează aceste informații într-o formă clară, vizibil și permanent, în interiorul paginii web prin intermediul căreia este oferit serviciul respectiv.
5.1 SANCȚIUNI POSIBILE ÎN CAZUL ÎN CARE NU ÎNDEPLINIȚI ACESTE OBLIGAȚII:
ANULAREA CONTRACTULUI- în condițiile art. 21, lit. a) din Legea nr. 365/2002- orice contract privind furnizarea de servicii ale societății informaționale este anulabil la cererea destinatarului dacă a fost încheiat cu furnizorul de servicii care nu a pus la dispoziția destinatarului, în condițiile prevăzute de lege, informațiile prevăzute la 5, ori nu a furnizat toate aceste informații, sau a furnizat informații inexacte.
CONTRAVENȚIE- AMENDĂ DE LA 1.000-50.000 LEI (atunci când nu este săvârșită în condiții care să atragă consecințele legii penale)- în condițiile art. 22, lit. b) din Legea nr. 365/2002- atunci când furnizorul de servicii care nu a pus la dispoziția destinatarului, în condițiile prevăzute de lege, informațiile prevăzute la 5, ori nu a furnizat toate aceste informații, sau a furnizat informații inexacte.
CE TREBUIE SĂ FACEM PENTRU A EVITA SANCȚIUNILE? RECOMANDĂRILE NOASTRE:
Termenii și Condițiile reprezintă în esență, conținutul unui act juridic, a unui contract („online” sau “virtual”) care trasează limitele desfășurării operațiunii comerciale ce se va încheia între antreprenor (prin societate) și client. Prin limitele desfășurării operațiunii comerciale înțelegem modalitatea de desfășurare a relației, creionarea drepturilor și obligațiilor părților, legea aplicabilă, instanța competentă precum și orice alt aspect legal considerat necesar sau util în materie contractuală.
Este foarte important ca la redactarea Termenilor și Condițiilor să respectați dispozițiile obligatorii instituite de către legiuitor în materie. Atragem atenția asupra faptului că, sancțiunile prevăzute de către actele normative se aplică inclusiv în acele situații în care informațiile furnizarte de către antreprenor în cuprinsul Termenilor și Condițiilor sunt incomplete sau inexacte;
Nu recomandăm copierea Termenilor și Condițiilor folosite de către alți antreprenori având în vedere că, pe de o parte, există riscul generalizat ca informațiile să nu fie aplicabile domeniului de activitate al business-ului desfășurat de către dumneavoastră (sau să nu cuprindă acele informații obligatorii în lipsa cărora se pot dispune sancțiuni) și, pe de altă parte, vă supuneți în mod inutil riscului încălcării unuia sau a mai multor drepturi de autor (care,în mod evident, pot atrag după sine, sacțiuni corespunzătoare);
Nu recomandăm clienților utilizarea direct, fără o verificare, adaptare și/sau modificare a Termenilor și Condițiilor cuprinse în pachetele oferite de către prestatorii de servicii care oferă asistență în ceea ce privește realizarea site-ului de prezentare, a magazinului online etc. De cele mai multe ori, Termenii și Condițiile astfel furnizate, chiar dacă nu sunt inserate copy-paste, cuprind cel mult termeni generali, care, doar printr-o “minune” vor fi suficienți și omogeni activității desfășurate de către dumneavoastră;
Conchidem asupra faptului că, Termenii și Condițiile reprezintă un act juridic, un contract de o complexitate însemnată și în cuprinsul căruia sunt necesar de introdus, pe lângă cerințele legale și obligatorii și acele particularități proprii ale fiecărei afaceri. În acest sens, recomandarea noastră finală este următoarea:
În măsura în care bugetul vă permite, pentru redactarea Termenilor și Condițiilor respectiv pentru consultanță juridică în materie, apelați la servicii juridice de specialitate. Cu siguranță efortul financiar va fi mult mai redus decât cel al unei sancțiuni contravenționale;
În cazul în care bugetul nu vă permite o asemenea investiție, vă recomandăm cu insistență să realizați personal efortul redactării actului, după parcurgerea dispozițiilor legale inserate cel puțin (având în vedere necesitatea adaptării e-commerce la realitatea juridică din țara noastră și pentru respectarea aqcuis-ului comunitar, actele normative sunt indicate cu titlu de drept comun și nu special respectiv sub rezerva aplicării acestora în timp și cu luarea în considerare a formelor modificate, acolo unde există) în următoarele acte normative: Legea 365/2002 privind comerțul electronic și Normele de aplicare; OUG 34/2014.